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会議をもっとうまく回すコツ


クライアント企業様で行われている会議支援に入ることがあります。
経営会議、問題発生時の会議、定例会議などなど。


会議をしていない企業様はありません。

あなたも会議に参加していますよね。

その会議。
実は、組織の成果を大きく左右します。
回数が重なれば、また長い年月積み重なれば、その違いは歴然。
だからこそ、そこに気づいた企業様は会議の質を高めようと努力されています。
私たちのようなコンサルに会議支援を依頼することもあれば、
社内でファシリテーターを育てようとする企業様もあります。

会議が変われば組織が変わる

会議は、組織の意思決定の場であるため、本当に重要な場であり、
また、組織をレベルアップさせていきたい企業様にとっては、会議は絶好の機会です。

会議を変えると会社が大きく変わります。
何度も言いますが、本当に重要なのです。

会議がうまく回れば、
・少ないリソースで大きな成果が出る

・業務が前に進みだす

・問題解決、目標達成に必ず近づく

・多様な人の考え方や知見を活用できる

・社員のやる気がアップする

・社員の自発的行動が高まる
などなど、大きな成果があるのです。

1回きりでは、成果を感じられない方もいるかもしれませんが、
毎週、毎月これが続けば、組織がどんどん前に進んでいる実感を持てるようになります。
(実際に前進しています)

ではその会議のうまいやり方(知識)をどのくらいの人が知っているか、
というとかなり少ないなぁというのが実感です。
そして、質の高い会議を実際にファシリテーションしようと思うと、
ファシリテーターには様々なスキルが要求されるため、
”知識を持っている人”の中でも、実際に”できる人”はさらに限定されます。

中小企業様ではそのようなスキルの社員を育てることはリソース配分的に
難しいことが多々あります。

会議をもっとうまく回すコツ

今日は、そんな中でも重要な会議をもっとうまく回すコツを1つ、お伝えします。
それは

目的を明確にし、そこから絶対にぶれないこと。

そのためには、目的を常に意識しながらファシリテーションすること。

会議の目的は?

会議って様々な会議がありますよね。
目的ごとに分けてみると

・問題解決会議

・進捗確認とフォロー(PDCA)会議

・アイデア創出・対話の会議

・(情報伝達会議)

目的によって、会議の進行は全く異なります。
ですから、必ずファシリテーター(進行役)を決めて、ファシリテーターは進行の仕方や
メンバーへの話の振り方、はたまた事前準備など、意識的に変えなければなりません。
ファシリテーターはただ単に話を前に進めるだけではないのです。
目的に沿った進行が必要です。
ファシリテーター次第で、会議の成果は大きく変わります。

そして参加者も、目的を必ず意識しながら、今日の着地点はどこなのかを把握しながら、
ファシリテーターと共に会議を作る意識を持ちましょう。

会議に参加する全員に知っておいてほしいこと

そのためには、まずは会議が始まる時に、今日の会議の目的とゴールを全員で共有することです。

目的を共有するなんて当たり前、と思っていても、実際にはできていないものです。

会議は、組織の成果をかなり大きく変化させます。
ぜひ、やってみてくださいね。

菅生