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無駄な会議をなくすには | 問題解決と組織づくり すごい組織にかえる組織チェンジャー|三重県の人事戦略コンサル AWESOME EYE

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無駄な会議をなくすには

先日、こんな質問をいただきました。
「会議が長くて、結局どうなったのかわからないし、途中からそこにいるだけの人がいるんです。意味のある会議にする方法ってありますか?」
ということで、今日から無駄な会議をなくしましょう!

会議は2種類

あなたは、どんな会議を行っていますか?

意味ある会議は、大きく2種類です。
1つは、進捗会議。
もう1つは、問題解決会議です。

1つずつご説明しますね。

進捗会議とは?

会議の目的は、様々。
確認、共有、議論、決定、アイデア出し。
その中でも、確認、共有、決定を行うのが進捗会議です。

言い換えると、PDCAを回す会議です。
会議内容は、PDCAのCHECKとACTです。
計画・目標に向けた進捗状況の確認、共有、うまくいっていること、うまくいっていないことの整理、次回までの行動の整理と決定です。

この進捗会議をどの程度きっちり行えているかが、業務遂行のスピードを決めます。
あまり業務の進捗が芳しくない場合には、この進捗会議を意識してみてくださいね。
頻度は、週に1回が理想です。
ただ単に、今の進捗を話すだけではありません。


PDCAを回すということは、P計画を立てている(行動と期限設定済)と思いますので、計画に対しての進捗を必ず確認してくださいね。
「いやいや、計画がしっかり立てられていません」という場合には、当然、まずは計画を立てるところから行ってくださいね。

問題解決会議とは?

もう1つが、問題解決会議です。
問題解決会議は、その名の通り、進捗がうまくいっていないこと、すなわち、“問題”を1つ1つクリアするためのアイデア、手段を考え、決断し、実行サポートする会議です。

前述の進捗会議でうまくいっていないことが共有されますので、うまくいっていないことを解決するために会議を設定するのです。

業務がなかなか進んでいない場合には、問題解決会議が行われていないケースが多いです。
問題解決会議が行われないとなると、進捗が遅れている場合、担当者が頭を抱え、どうしようか悩み、仮に誰かに相談していたとしても解決できていないということです。
時間が足りない、知識・情報・技術がない、良いアイデアが浮かばない、人手が足りないなどが考えられます。
そうだとしたら、関係者が集まり、リソースを最大限活用し、問題解決することが目標達成・業務を前に進ませるために必要です。
そのための会議が問題解決会議です。

この2つを意識し、今日は問題解決会議、今日は進捗会議、と目的を明確にしたうえで会議を行うことで無駄な会議をなくしましょう。
これだけで、実行スピードが大幅にあがります。
「いや~、週に1度、進捗会議をして、進捗状況が芳しくなければ問題解決会議ですか~。う~ん、結構大変ですね」と思っていませんか?

仮に、うまくいっていないことが1か月放置されてたら?

仮に、うまくいっていないことが2か月放置されてたら?

仮に、うまくいっていないことが3か月放置されてたら?

プロジェクトは進みませんし、目標は達成できないかもしれません。

納期に間に合わない、開発スケジュールが大幅に遅れる、

売り上げ見通しが立たなくなるなど起きませんか?

担当者が一人で悩んでいる姿が浮かんできませんか?

それでも会議は大変ですか?

ぜひ、会議を見直してみてくださいね。
私たちの会議はうまくできているのか、どうしたらうまくいくのか、気になる方は、会議無料診断を行っていますので、お気軽にお声がけください。

菅生としこ

菅生としこプロフィール 

トヨタ自動車入社時から30年間、目標を達成する組織づくりと、自ら問題を解決し成果をあげる人材育成に奔走。問題解決をしながら、戦略を実現できる人と組織づくりのサポートをしています。